Functioneringsgesprek
Wanneer heb jij voor het laatst een goed gesprek gehad met jouw werkgever? En dan hebben
we het niet over politieke discussies tijdens de lunch of een praatje over het weer. Het is
belangrijk dat je regelmatig met de werkgever kunt praten over jouw functioneren en over jouw
werkzaamheden. Veel organisaties kennen dan ook functionerings- en beoordelingsgesprekken.
Verschil
Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken worden nogal eens door elkaar
gehaald. Toch zijn deze gesprekken niet met elkaar te vergelijken. Zo is in een functioneringsgesprek sprake van gelijkwaardige gesprekspartners. Zowel jij als de werkgever hebben beide evenveel in te brengen. Het doel van het gesprek is toekomstgericht: het gaat om jouw functioneren, jouw wensen en verwachtingen en eventuele problemen. Tijdens het beoordelingsgesprek is er juist sprake van een ongelijkwaardige verhouding. Jouw werkgever is echt de baas en beoordeelt jouw prestaties. Er is sprake van eenrichtingsverkeer, jouw werkgever is aan het woord en jij hoort de beoordeling aan.
Het functioneringsgesprek
Het functioneringsgesprek heeft een aantal duidelijke doelen: jouw functioneren bespreken, jouw toekomstverwachtingen peilen, jouw functioneren verbeteren. Samen met de werkgever kijk jij naar de toekomst. Tegelijkertijd wordt er naar het verleden gekeken, dit is ook nuttig om te kunnen kijken wat jij nog zou kunnen verbeteren. Tijdens het functioneringsgesprek komen zowel jouw mening als de mening van jouw werkgever aan bod. Het functioneren wordt niet beoordeeld, dit gebeurt in het beoordelingsgesprek. Er zullen dan ook geen arbeidsvoorwaardelijke consequenties gekoppeld zijn aan het functioneringsgesprek, zoals ontslag, loonsverhoging of een functieverandering. Het is van belang om in een open sfeer te praten over jouw functioneren, de gang van zaken binnen organisatie, samenwerking tussen jou, jouw leidinggevende en collega’s en jouw opleidingswensen. Het is ook mogelijk dat opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden in een apart gesprek worden besproken, het zogenaamde POP-gesprek(POP staat voor persoonlijk ontwikkelingsgesprek)
Voorbereiding
Het is belangrijk dat jij je kunt voorbereiden op het functioneringsgesprek. Jij mag dan ook van jouw werkgever verwachten dat hij jou ruim van tevoren meedeelt wanneer het gesprek plaatsvindt. Gebruik de mogelijkheid die het functioneringsgesprek biedt om jouw verhaal te doen. De volgende zaken kunnen aan de orde komen:
- jouw functionerenvoortgang, aard, niveau en inhoud van de werkzaamheden
- zaken die goed gaan
- zaken die minder goed gaan
- jouw gedrag
- jouw beleving van het werk
- samenwerking met collega’s
- samenwerking met jouw leidinggevende
- sterke en zwakke punten
- toekomstige ontwikkelingen in de organisatie
- problemen waar jij tegenaan loopt
- groeimogelijkheden
- motivatie
- scholing
Verloop van het gesprek
Het functioneringsgesprek verloopt meestal in de volgende volgorde:
- opening
- inleiding punten van de werknemer
- punten van de leidinggevende
- bespreking punten van de werknemer
- bespreking punten van de leidinggevende
- afsluiting
Verslag maken
Van het functioneringsgesprek zal een verslag worden gemaakt. Het verslag kan als basis gebruikt worden voor een volgend functioneringsgesprek. Wanneer jij het eens bent met de inhoud van het verslag, kunt jij jouw handtekening eronder zetten. Ben jij het niet eens met de inhoud, dan kun jij tekenen voor gezien. Heb jij grote bezwaren tegen de inhoud, dan is het verstandig om een schriftelijke reactie te geven op het verslag. Vraag jouw leidinggevende om jouw reactie toe te voegen.
Het beoordelingsgesprek
In de meeste organisaties is het in de decembermaand weer zover: het jaarlijkse beoordelingsgesprek. Anders dan bij een functioneringsgesprek krijg jij tijdens het beoordelingsgesprek het oordeel van jouw leidinggevende te horen. Wat gaat goed en wat kan beter? Wanneer beoordelingsgesprekken op een goede manier worden gevoerd, zijn ze van grote waarde voor jou als voor jouw werkgever.
Doel van het gesprek
Het beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende inzicht in jouw kwaliteiten en in jouw minder sterke kanten. Op deze wijze kan worden nagegaan of jij op de juiste plek zit. Daarnaast komt de leidinggevende te weten wat er bij jou leeft. Geeft jouw leidinggevende bijvoorbeeld aan dat jij op een bepaald punt jouw functioneren kunt verbeteren, dan kun jij daar direct op inhaken door voor te stellen dat je een cursus wilt volgen. In veel organisaties worden aan het einde van het jaar de salarissen opnieuw afgesproken. Dit kan in het beoordelingsgesprek ook een punt van gesprek zijn.
Heeft de leidinggevende of werkgever ernstige kritiek op iemands functioneren, dan is het
niet verstandig dat hij of zij dit pas tijdens het beoordelingsgesprek hoort.
Inhoud van het gesprek
Het beoordelingsgesprek wordt gevoerd door de leidinggevende. Vaak zal er een oordeel gegeven worden over jouw functioneren in het afgelopen jaar. De beoordeling is al opgesteld, jouw reactie wordt niet meer meegenomen in het gespreksverslag. Daarnaast is er een andere vorm van beoordeling mogelijk, namelijk een meer open gesprek. De werkgever legt eerst zijn mening neer en vervolgens kun jij hierop reageren. Daarna ga jij samen met jouw leidinggevende een plan van aanpak opstellen waarin afspraken staat waar jullie het beide mee eens zijn.
De hierboven genoemde vormen verschillen van uitgangspunt. De eerste vorm richt zich met name op het verleden, terwijl de tweede vorm meer toekomstgericht is. Overigens is de indeling niet strikt, beide vormen kunnen ook door elkaar lopen.
Gesprekspunten die aan de orde kunnen komen zijn:
- sterke en zwakke punten van de medewerker
- ontwikkeling van de medewerker
- wensen en/of eisen van de leidinggevende
- verwachtingen van de leidinggevende betreffende de medewerker
- competenties die nodig zijn om de huidige taak goed uit te blijven voeren
- problemen die de chef ervaart in de huidige functie
- relaties tot collega's.
Heeft de leidinggevende of werkgever ernstige kritiek op iemands functioneren, dan is het niet verstandig dat hij of zij dit pas tijdens het beoordelingsgesprek hoort.
Persoonskenmerken en meetbaar gedrag
Collegialiteit:
- Gaat open met collega’s om
- Helpt collega’s om hun doelen te bereiken
Productiviteit:
- Snelheid van werken
- Gebruik van materialen
Flexibiliteit:
- Kan onder tijdsdruk aanpak aanpassen
- Profiteert van een verandering in de omstandigheden
Planning:
- Scheidt hoofd- en bijzaken
- Werkt volgens een plan
Creativiteit:
- Aantal nieuwe ideeën
- Kan met weinig middelen doel bereiken
Veiligheid:
- Aantal gemaakte fouten
- Houdt zich aan veiligheidsvoorschriften
Initiatief:
- Ziet kansen en grijpt die
- Versnelt de voortgang van het werk
Leidinggeven:
- Geeft helder en compact aanwijzingen en instructies
- Nodigt uit tot eigen inbreng
Jouw leidinggevende moet op een aantal zaken letten. Zo is het belangrijk dat hij elk onderdeel van de beoordeling onderbouwt. Kritiek dient gegeven te worden op een positief opbouwende manier, zodat er samen met jou gezocht kan worden naar een oplossing voor eventueel ter sprake gekomen problemen. Daarnaast is het belangrijk dat er realistische afspraken gemaakt worden en dat deze ook worden nagekomen. Vooroordelen en eerdere beoordelingen dienen geen rol te spelen in de huidige beoordeling, evenmin als persoonlijke gevoelens. Het dient duidelijk te zijn op grond waarvan de beoordeling tot stand is gekomen en wat de verwachtingen zijn.
Evenals van het functioneringsgesprek zal ook van het beoordelingsgesprek een verslag worden gemaakt. Ook hiervan geldt, alleen wanneer jij het eens bent met de inhoud kun jij het verslag ondertekenen. Indien jij het niet eens bent met de inhoud, geef dan een gemotiveerde reactie en teken slechts voor gezien.
Tot slot, houd in gedachten dat er bijna altijd wel punten zijn waarop jij je kunt verbeteren. Een goede leidinggevende durft deze punten ook te benoemen. Vat dit niet op als kritiek op jouw persoon, maar reageer hier positief op en probeer met jouw leidinggevende goede afspraken te maken hoe jij jouw functioneren kunt verbeteren.